15 mars 2025 - Organisateur d’évènements culturels

Comment organiser un événement culturel en 10 étapes ? 

De nos jours, le public est de plus en plus exigeant concernant la qualité des événements auxquels il assiste. Il est donc de plus en plus important de lui proposer des programmes de qualité, des lieux exceptionnels, mais surtout des événements dont l’organisation est fluide. Si vous vous demandez comment organiser un événement culturel réussi, nous vous donnons toutes les réponses ici. 

Que vous soyez un débutant dans l’organisation d’événements culturels, un passionné qui souhaite se lancer dans le métier, ou un professionnel désireux d’améliorer ses pratiques, cet article saura vous aider. Nous vous donnons 10 étapes à suivre pour organiser un événement inoubliable : de la définition des objectifs aux autorisations nécessaires à l’organisation d’événements culturels, nous vous disons tout ! 

Si vous n’avez pas le temps de lire tout cet article, vous pouvez vous rendre en bas de page pour découvrir votre future arme secrète : LA checklist d’organisation d’événement qui vous fera gagner du temps et allégera votre charge mentale. 

Poursuivez votre lecture pour vous assurer que vous organiserez des événements dont tous vos invités se souviendront. 

Dans cet article : 

• Tout ce qu’il faut savoir avant d’organiser un événement culturel ?
  • Un événement culturel : c’est quoi ?
  • Quels sont les différents types d’événements ?
  • Qui organise les événements culturels ?
  • Pourquoi organiser un événement culturel ?
• Comment organiser un événement culturel en 10 étapes ?
  • 1 : Définissez des objectifs concrets et clairs
  • 2 : Établissez un plan pour votre stratégie
  • 3 : Établissez votre budget
  • 4 : Choisissez un lieu qui vous plaît
  • 5 : Choisissez des dates en fonction de votre cible et de votre événement culturel
  • 6 : Partagez votre passion : concevez le programme parfait !
  • 7 : Gérez la partie administrative pour une bonne organisation de votre événement
  • 8 : Formez votre équipe
  • 9 : Prévoyez une technologie impeccable
• Que faire après avoir planifié l’événement ?
  • Comment faire connaître votre événement ?
  • Travaillez sur un plan de communication
  • Comment vendre vos billets ?
• Toutes les informations pour faire le bilan après l’événement
  • Analysez les chiffres et devenez toujours plus compétent
  • Obtenez des retours grâce aux formulaires par e-mail
• L’arme secrète : Votre checklist d’organisation d’événement

Tout ce qu’il faut savoir avant d’organiser un événement culturel ?  

Avant de répondre à la question « Comment organiser un événement culturel ? » et de vous fournir une checklist pour l’organisation, posons les bases de cette discussion. 

Un événement culturel : c’est quoi ?  

Commençons par une définition car un événement culturel englobe bien plus que ce que l’on pourrait imaginer. C’est une manifestation artistique ou intellectuelle destinée à promouvoir les arts, le patrimoine ou les savoirs.  

Attention, un événement ou une manifestation culturelle ne sont pas de simples animations. En effet, contrairement à ces dernières : 

• Il transmet un message ou une émotion 
• Il crée du lien social entre les participants 
• Il enrichit les connaissances du public 
• Il stimule la réflexion et les échanges 

Ne vous inquiétez pas si tout cela vous semble abstrait ! Nous vous donnerons des exemples concrets dans cet article. 

Quels sont les différents types d’événements ? 

Comme dit plus haut, il existe de nombreux types de projets culturels.

En voici quelques-uns : 

• Les représentations théâtrales, la danse, les concerts 
• Les expositions et projets artistiques 
• Les festivals 
• Les conférences et les tables rondes 
• Les projections de films 
• Les visites patrimoniales guidées 

Vous vous sentez attiré plus par les uns que par les autres ? Vous savez déjà très précisément quel type d’événement culturel vous souhaitez organiser ? Laissez-nous vous donner un conseil. Ne vous enfermez pas dans une vision trop restrictive. Les événements culturels les plus mémorables sont souvent ceux qui osent mélanger les genres ! 

Qui organise les événements culturels ? 

Le paysage des organisateurs d’événements culturels est plus accessible que vous ne l’imaginez. 

D’une part, nous comptons les organisateurs traditionnels que nous connaissons tous, tels que les institutions publiques (musées, théâtres…), les collectivités territoriales, les grandes associations culturelles et les entreprises événementielles spécialisées. 

D’autre part, de nouveaux profils d’organisateurs émergent : collectifs d’artistes indépendants, start-ups et influenceurs culturels, communautés locales engagées… 

Ne vous laissez pas impressionner par les acteurs historiques. Que vous soyez un entrepreneur culturel en herbe, un artiste souhaitant organiser ses propres événements ou encore un professionnel en reconversion, vous avez toutes vos chances de réussir ! 

Pourquoi organiser un événement culturel  ? 

Les événements culturels sont passionnants, tant pour l’organisateur que pour le public. Tout d’abord, ils vous permettront de partager votre passion, vos artistes et œuvres préférés, une expérience unique avec vos invités et un message ou des valeurs qui vous tiennent à cœur. Ils représentent donc un réel enrichissement personnel. 

De plus, un événement culturel peut servir à dynamiser un quartier ou une ville, à créer du lien social entre les habitants ou à valoriser le patrimoine local. Il génère aussi des revenus pour redynamiser la zone économiquement grâce à la billetterie en ligne, tout en créant de l’emploi et en développant l’attractivité touristique. 

Enfin, n’oublions pas l’essentiel ! Organiser ces événements vous permet de partager de la joie et de nouvelles connaissances avec votre public. 

Quelle que soit votre motivation première, gardez-la toujours en tête. Elle sera votre meilleur guide dans les moments de doute ! 

Comment organiser un événement culturel en 10 étapes ? 

Maintenant que les concepts sont clairs, répondons à la question qui vous a amené à lire cet article : comment organiser un événement culturel ? 
 
Vous vous en doutez, la réussite d’un événement culturel repose sur une excellente organisation. C’est pourquoi nous vous proposons 10 étapes pour réussir. 

1 : Définissez des objectifs concrets et clairs 

Commencez par définir les objectifs de votre projet, ce que vous souhaitez accomplir. Notez-les car ces informations vous permettront de faire le bilan une fois l’événement terminé. Demandez-vous, par exemple : 

• Quel est le but de cet événement ? 
• Combien de personnes souhaitez-vous recevoir ? 
• Quelle impression souhaitez-vous laisser ? 

2 : Établissez un plan pour votre stratégie 

Après avoir défini vos objectifs, vous devrez réfléchir à la stratégie que vous mettrez en place pour les atteindre. Les facteurs à prendre en compte pour élaborer une stratégie sont nombreux. Découvrez comment définir une stratégie marketing dans cet article de Legal Start et adaptez les concepts à votre événement. 

Voici quelques questions pour initier votre réflexion : 

• Qui est votre public ? 
• Comment allez-vous l’atteindre ? 
• Qui sont vos concurrents ? 
• Qu’est-ce qui rendra votre événement unique ? 
• Avez-vous identifié les points forts de votre projet ? 
• Comment allez-vous les mettre en avant ? 

Prenez le temps d’établir une stratégie robuste qui convaincra vos partenaires et sponsors. 

3 : Établissez votre budget 

Établir un budget prévisionnel n’est pas la partie la plus palpitante mais elle est cruciale. Nous avons préparé la liste suivante afin de vous aider à prévoir vos dépenses. Pensez donc aux frais liés à : 

• La location du lieu 
• Les cachets et rémunérations 
• Les équipements techniques 
• Le décor 
• La communication 
• L’administration : frais de billetterie, assurances… 
• Le transport et la logistique 
• La restauration 

Enfin, prévoyez une marge de sécurité de 15 % pour faire face aux imprévus. 

4 : Choisissez un lieu qui vous plaît 

Le lieu contribue grandement à créer l’ambiance que vous souhaitez pour votre événement. Recherchez un espace qui propose une capacité d’accueil adaptée, qui correspond à votre vision et à l’atmosphère que vous avez en tête, mais qui soit aussi accessible et confortable. 

5 : Choisissez des dates en fonction de votre cible et de votre événement culturel 

Choisissez des dates adaptées à la nature de votre événement et auxquelles vos invités seront disponibles. Tout d’abord, pensez aux conditions météorologiques si votre événement a lieu en extérieur. Par exemple, n’organisez pas un festival de musique en plein hiver dans le nord de la France. 
 
Ensuite, prenez connaissance des dates des événements locaux. Optez pour des périodes du calendrier qui sont libres. 
 
Enfin, pensez aux habitudes de votre public cible. Par exemple, les vacances scolaires sont idéales pour les événements familiaux. 

6 : Partagez votre passion : concevez le programme parfait ! 

Vous êtes sûrement devenu organisateur d’événements culturels par passion, alors montrez-le. C’est votre moment de briller et d’émerveiller vos invités. Profitez-en ! 

La qualité avant tout 

Premier conseil : proposez toujours un programme qualitatif. Un spectacle court vaut mieux qu’un festival long, mais de moindre qualité. 

La bonne programmation artistique 

Ensuite, garantissez une excellente programmation. Elle doit être cohérente, raconter une histoire, être agréable… Trouvez le bon équilibre entre votre propre créativité et le respect des attentes de vos invités. 

Concernant le tempo de votre événement, prévoyez des temps forts qui le rythmeront. En effet, ce sont ces pics qui maintiendront l’intérêt du public. 

Ne négligez pas les prestations extérieures 

Bien sûr, les temps de spectacles sont déterminants dans la réussite de votre manifestation, mais les coulisses le sont tout autant. Le public attend de plus en plus d’efforts concernant la restauration, le service de sécurité, la technique… Choisissez donc des prestataires fiables et expérimentés. 

Les stars de votre événement, le plus important 

Approchez les têtes d’affiche avec professionnalisme et assez tôt. En effet, les artistes recherchés ont souvent des agendas remplis plusieurs mois à l’avance. Instaurez la confiance dès les premiers échanges en vous montrant précis et transparent. 

7 : Gérez la partie administrative pour une bonne organisation de votre événement 

Il suffirait qu’il vous manque une autorisation pour gâcher l’événement. Pensez donc à anticiper vos démarches et à préparer votre dossier de présentation à l’avance, car les services administratifs ont leurs propres délais et procédures. 

De quelles autorisations pour l’organisation d’un événement culturel avez-vous besoin ? 

Malheureusement, la liste des autorisations dont vous aurez besoin est longue… Afin de vous simplifier la tâche et d’éviter des oublis malheureux, nous la dressons pour vous. 

• Autorisation de la mairie ou de la préfecture : Si vous organisez un événement dans un lieu public. 
• Permis de spectacles délivré par la DRAC ou par la préfecture : Si vous organisez des concerts ou des pièces de théâtre. 
• Déclaration à la SACEM : Si vous prévoyez de la musique. 
• Demande de sécurité publique : Si votre événement attire beaucoup de monde. 
• Autorisations de vente : Si vous vendez de la nourriture, par exemple. 
• Autorisations d’affichage : Si vous prévoyez de poser des affiches. 
• Autorisations environnementales : Si l’événement se déroule dans des zones protégées. 

De quelles assurances organisateurs d’événements culturels avez-vous besoin ? 

Votre tranquillité d’esprit n’a pas de prix et elle dépend du choix de vos assurances. Découvrez toutes les assurances pour les organisateurs d’événements culturels ici. 

8 : Formez votre équipe 

Choisir et former votre équipe est la condition du bon déroulement de votre événement, car ce sont les membres de votre équipe qui aideront à encadrer le public et vos têtes d’affiche le jour J. Assurez-vous, dans un premier temps, que chacun de vos coéquipiers comprend sa mission et votre vision. Puis, prenez le temps de les former. 

9 : Prévoyez une technologie impeccable 

La sonorisation et l’éclairage sont au centre du rendu de votre événement. Appuyez-vous sur une équipe de professionnels pour vous aider. Prévoyez des répétitions avec eux pour parfaire le spectacle et des solutions de secours en cas d’imprévu. 

Que faire après avoir planifié l’événement ? 

La réussite d’un événement ne dépend pas que de sa planification, mais aussi de sa visibilité, de sa promotion et du bilan que vous en tirerez. Ne vous inquiétez pas, nous ne vous abandonnons pas ; poursuivez votre lecture pour découvrir comment procéder. 

Comment faire connaître votre événement ? Travaillez sur un plan de communication.  

Vous avez passé énormément de temps à travailler sur votre programmation ; il serait dommage que vous n’atteigniez pas vos objectifs de participation à l’événement. Soyez donc tout aussi créatif dans votre stratégie de communication. Voici quelques conseils pour faire la promotion de votre événement : 

• Utilisez tous les canaux digitaux : les réseaux sociaux, le site web, la newsletter… 
• Créez du contenu avant même de commencer à promouvoir votre événement. Par exemple : interviews des artistes, coulisses de l’organisation, teasers… Nourrissez la curiosité de votre public. 
• Pensez aussi aux canaux de communication historiques, tels que la presse locale pour des communiqués de presse, la télévision ou la radio. 

Comment vendre vos billets ? 

Si vous souhaitez réussir, il vous faudra non seulement communiquer sur votre événement mais aussi vendre vos billets. Et pour bien vendre, il faut définir les bons prix et bien gérer la billetterie ! Nous vous disons tout ci-dessous. 

Définissez les justes prix 

Diversifiez vos tarifs : early birds, tarifs de groupe, pass plusieurs jours… Offrez des options qui correspondent aux différents profils de votre public. 

Maîtrisez votre billetterie en ligne 

Aujourd’hui, les solutions de billetterie en ligne sont très efficaces. Commencez par choisir une plateforme fiable et adaptée à vos besoins, car celle-ci déterminera votre succès. 

Toutes les informations pour faire le bilan après l’événement 

Le travail ne s’arrête pas à l’organisation et à la réalisation de votre événement. En effet, pour parfaire les prochains, il vous faudra faire le bilan. Analysez les chiffres et l’impact qualitatif de ce que vous avez réalisé. 

Analysez les chiffres et devenez toujours plus compétent 

Scrutez les statistiques de vente des billets, la fréquentation et les interactions sur vos réseaux sociaux. En fonction de ces données, définissez ce qui pourrait être amélioré et affinez votre stratégie pour vos futurs événements. 

Obtenez des retours grâce aux formulaires par e-mail  

Les retours de votre public sont très précieux. Afin de les recueillir, vous pouvez envoyer un questionnaire de satisfaction dans les jours qui suivent l’événement. Soyez à l’écoute des critiques constructives, car tout autant que les chiffres, elles vous permettront de progresser. 

L’arme secrète : Votre checklist d’organisation d’événement 

Voici l’outil que vous attendiez depuis le début de cet article ! Une checklist d’organisation d’événement qui vous accompagnera du début à la fin de votre projet. N’hésitez pas à personnaliser cette liste de tâches en fonction de vos besoins et de vos retours d’expérience. 

1. Fixez les objectifs du projet 
2. Établissez votre stratégie 
   • Définissez votre public cible. 
   • Identifiez vos concurrents. 
   • Notez vos points forts. 
3. Établissez votre budget 
   • Listez toutes les dépenses prévisionnelles. 
     • Location du lieu 
     • Cachets et rémunérations 
     • Équipements techniques 
     • Décor et aménagement 
     • Communication et promotion 
     • Administration 
     • Sécurité 
     • Transport et logistique 
     • Restauration 
   • Prévoyez une marge de sécurité d’au moins 15 %.
4. Choisissez un lieu attractif 
   • Vérifiez la capacité d’accueil.
   • Assurez-vous que le lieu correspond à votre vision. 
   • Évaluez l’accessibilité et le confort. 
5. Choisissez les dates 
   • Évitez les chevauchements avec d’autres événements locaux. 
   • Considérez les habitudes de votre public cible. 
6. Créez un bon programme 
7. Gérez bien la partie administrative 
   • Vérifiez toutes les autorisations nécessaires : 
     • Autorisation de la mairie ou de la préfecture 
     • Permis de spectacles
     • Déclaration à la SACEM 
     • Demande de sécurité publique 
     • Autorisations de vente 
     • Autorisations d’affichage 
     • Autorisations environnementales 
   • Souscrivez aux assurances adéquates. 

8. Sélectionnez et formez votre équipe 
9. Choisissez la bonne technologie 
   • Engagez des professionnels pour la sonorisation et l’éclairage. 
   • Préparez des tests en conditions réelles. 
   • Prévoyez une solution de secours. 
10. Analysez les chiffres
    • Vente des billets 
    • Fréquentation 
    • Interactions sur les réseaux sociaux. 
11. Obtenez des retours
    • Envoyez un questionnaire de satisfaction dans les jours suivant l’événement. 
    • Écoutez les critiques constructives pour progresser. 

Maintenant que vous savez comment organiser un événement culturel, êtes-vous prêt à vous lancer ? Restez assuré qu’avec cette méthodologie et cette checklist, vous avez toutes les cartes en main pour réussir votre événement. Soyez méticuleux dans votre préparation, gardez votre mission en tête et organisez des manifestations culturelles inoubliables.